Hoe een gemeenschapslokaal of zaal Kloosterheide huren?

Hoe reserveren?

• Bij voorkeur per mail: verhuur@terdilft.be
• Telefonisch: 03 890 69 30
• Persoonlijk in Ter Dilft
• Meer info

Wie kan reserveren?

• Erkende Bornemse verenigingen en Bornemse scholen.
• Niet-erkende Bornemse verenigingen en verenigingen buiten Bornem.
• BTW-plichtigen
• Voor Kloosterheide: ook privépersonen

Wat zijn de voorrangsregels?

• Historisch vaste gebruikers krijgen voorrang op de zaal. Zij ontvangen op het einde van het jaar een schrijven om toekomstige reservaties door te geven.
• Vanaf 1 februari kunnen andere gebruikers de zaal reserveren voor jaar X+1.
• Voor Kloosterheide kan dit uiterlijk 6 maanden voor de reservatie. Je kan dus als niet-erkende Bornemse vereniging, vereniging buiten Bornem, BTW-plichtige en privépersoon uiterlijk 6 maanden voor de activiteit de zaal boeken en ook zeker zijn dat je deze kan gebruiken. Vroeger boeken kan, maar dan enkel in optie.

Hoe verloopt een verhuur van reservatie tot afrekening:

• Per mail, telefonisch, persoonlijk nagaan of de locatie beschikbaar is op de gewenste data. Bekijken welke data beschikbaar zijn.
• Boeken van de zaal.
• Huurovereenkomst ondertekenen binnen 14-dagen na ontvangst.
• In geval van betaalverzoek: betaling voldoen binnen de opgelegde termijn.
• In geval van muziekactiviteit:
  • Formulier billijke vergoeding invullen en terug bezorgen aan Ter Dilft
  • Aanvraag indienen via www.bornem.be/evenementenloket
  • Bij activiteiten met >85dB is een decibelmeter verplicht. Deze kan gehuurd worden via Ter Dilft. Indien nodig: deze reserveren.
  • 10 dagen voor aanvang activiteit: contact opnemen met zaalverantwoordelijke voor bestelling van dranken + afspraken maken ivm overdracht sleutel.
• Tijdens en bij het afsluiten van de activiteit:
  • Huishoudelijk reglement volgen
  • Eigen dranken zijn niet toegestaan
  • Lege flessen dienen in de juiste bakken geplaatst te worden
  • Afwas gedaan, afval in de daartoe voorziene plaatsen deponeren
  • Tafels en stoelen afgekuist en op hun plaats
  • Zaal uitvegen
• Na de activiteit:
  • Sleutel terugbezorgen aan de zaalverantwoordelijke
  • Facturen worden per maand gemaakt. Na ontvangst van de factuur deze binnen de maand voldoen.

Annuleren:

• Dient per mail te gebeuren, dit om achteraf discussies te vermijden.
• Tot 14 dagen voor de activiteit: betaalde voorschotten worden terugbetaald
• Binnen 14 dagen voor de activiteit: betaalde voorschotten worden niet terugbetaald
• Annulatie dag zelf of niet opdagen zonder verwittiging: betaalde voorschotten worden niet terugbetaald en de volledige huursom blijft verschuldigd.

Tarieven:

• zijn incl. btw en worden jaarlijks geïndexeerd